Contrats : documents juridiques ou actifs commerciaux ?

Lors d'un panel d'étudiants en droit de troisième année à l'Université de Gand, la question suivante a été posée : un contrat est-il principalement un document juridique ou plutôt un document commercial ?

Environ 80 % des participants ont estimé qu'un contrat était avant tout un document juridique, créé pour atténuer les risques. Seuls 20 % le considéraient avant tout comme un document d'entreprise dans lequel les accords pratiques et commerciaux sont déterminés. La question rendait en fait une réponse correcte impossible, car un contrat est bien sûr les deux.

Avocat ou juriste d'entreprise : une toute autre histoire

En troisième année de droit, aucune distinction n'est faite entre qui travaillera comme avocat ou qui optera pour une carrière de juriste d'entreprise. En ce qui concerne les contrats, on constate cependant une dichotomie très nette entre les deux profils. Disons que l'avocat agit comme pompier, tandis que l'avocat d'entreprise agit comme conseiller en prévention.

Simplement dit, l'avocat mettra l'accent sur l'élimination ou au moins la limitation du risque du client, ou sur la tentative de tirer le meilleur parti d'un problème éventuel.

L'objectif principal du juriste d'entreprise sera de protéger son organisation contre les risques majeurs, et en même temps, d'entraver ou de retarder le moins possible les processus commerciaux normaux.

Le juriste d'entreprise comme conseiller en prévention ?

Les défis d'un conseiller en prévention et d'un juriste d'entreprise présentent de nombreuses similitudes. Potentiellement, vous pouvez être impliqué dans tous les aspects de l'entreprise : gouvernance d'entreprise, contrats d'achat et de vente, CGV, projets, accords de distribution et de licence,... En réalité, cependant, vous êtes souvent seul ou avec une petite équipe, alors vous ne faites pas les ressources ou le temps d'avoir son mot à dire partout (si vous le vouliez).

Trop souvent, nous assistons également à des situations dans lesquelles les attentes des juristes d'entreprise concernant la gestion des contrats sont erronés. Soyons clairs : en tant que juriste d'entreprise, vous n'êtes pas la personne responsable des contrats, vous n'êtes pas le « propriétaire du contrat » - à moins peut-être que nous parlions de la lettre de mission que vous avez avec votre ou vos conseillers externes. Vous n'êtes certainement pas la seule source d'information vers laquelle les gens devraient se tourner pour simplement trouver un contrat ou pour savoir exactement ce qui a été convenu.

Alors, où se situe la responsabilité d'un contrat ? Simple : aussi proche que possible de l'entreprise, de ces personnes qui savent et comprennent pourquoi le contrat était nécessaire en premier lieu.

Atténuation rapide des risques

En tant que juriste d'entreprise, vous souhaitez être le conseil qui aide l'entreprise à maîtriser tous les risques contractuels, à éviter les problèmes, et surtout, à être plus un facilitateur qu'un show-stop sur le fonctionnement de l'entreprise.

La seule façon d'y parvenir est de :

• avoir une idée claire de qui est responsable de quoi.
• avoir des clairs processus et les rendre aussi simples que possible.
• avoir des normes claires, y compris en ce qui concerne les dérogations autorisées.
• être impliqué assez tôt lorsqu'il s'agit de clauses ou de contrats non standard.
• utiliser une technologie qui facilite la collaboration avec les collègues.

Lorsque vous avez réalisé ce qui précède alors en tant que juriste d'entreprise, vous 

• pouvez vous concentrer sur les exceptions, 
• être sûr que vous serez impliqué dans ces exceptions assez tôt et 
• avoir un aperçu de la façon dont ces contrats standard et non standard sont gérés dans votre organisation. .

Qui s'occupe de la technologie ?

Qui est le mieux placé pour déployer la technologie, les processus et la structure dans l'organisation ? En tant que juriste d'entreprise, vous n'avez probablement pas vu grand-chose de cela pendant votre formation. Ce sera la même chose pour votre directeur financier ou votre directeur des achats. La bonne nouvelle est qu'il existe un nombre croissant de parties qui ont beaucoup d'expérience dans ce domaine et peuvent vous aider d'un point de vue juridique et commercial. 

En termes de technologie, il est particulièrement important de différencier les logiciels d'avocats des logiciels d'avocats internes, pour toutes les raisons que vous avez lues ci-dessus.

Le logiciel de gestion des contrats est conçu pour être utilisé dans toute l'organisation, pour maintenir la responsabilité décentralisée, mais en même temps pour vous donner un aperçu du fonctionnement et des exceptions. Un outil performant de gestion des contrats automatise et facilite au maximum les processus internes pour gagner en efficacité et minimiser les marges d'erreur.

Si on regarde les logiciels pour avocats, on s'aperçoit qu'ils reposent principalement sur la gestion de dossiers par des avocats. Et là, c'est un tout autre jeu de balle…

Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de gestion de contrats pour juristes d'entreprise ?

Rendez-vous sur https://www.contractify.io/features et découvrez comment vous pouvez gérer plus facilement les contrats dans votre organisation. 

Par : Steven Debrauwere (steven@contractify.be,  CEO Contractify)